Från kontoret till att jobba hemifrån på ett dygn

Pandemin slog till och Fora agerade direkt. Den 17 mars 2020 gick alla medarbetare på Fora över till att jobba hemifrån. Från att nästan samtliga alltid arbetat på kontoret till att nästan ingen gör det - hur klarar en organisation det?

- Fora har kraftsamlat och digitaliserats under åren, så vi var redo fast vi inte visste det. Vi hade mycket bättre förutsättningar för hemmaarbete än vad vi trodde. Vissa team på IT-avdelningen, till exempel, som sitter tillsammans varje dag visste inte hur väl de kunde hantera förändringen och samtidigt jobba hemifrån förrän de faktiskt gjorde det, säger Kristin Plahn, HR Business partner på Fora.

Timingen var också till Foras fördel. Både Teams och en ny, uppdaterad version av intranätet implementerades i november 2019. Digitala verktyg för möten och kommunikation fanns alltså redan på plats. Tekniskt fungerade det mesta bra från start, men att gå från en social miljö med arbetskamrater omkring sig, till att sitta ensam på hemmakontoret var en stor utmaning.

- Många får sin sociala boost på jobbet. Om vi vetat att vi skulle jobba hemifrån i över ett år hade vi mycket tidigare börjat jobba med den sociala aspekten och frågat mer ”Hur mår du?”, inte bara ”Hur går det?”, säger Karin Carlström, kontorschef på Fora.

Fora använder Teams och intranätet för både utbildning och pepp. Där finns till exempel utbildning i arbetsmiljö och hur man skapar ett välfungerande team på distans. Hälsorelaterade digitala föreläsningar hålls regelbundet, om bland annat ergonomi, hur man blir hjärtstark och om sömn. Under hösten genomfördes en gemensam hälsoutmaning där medarbetarna kunde samla poäng och på fredagar erbjuds gemensam träning via Teams, för de som vill springa, gå eller cykla med peppande coach i hörlurarna.

Alla medarbetare har veckovisa gruppmöten där det finns utrymme för en öppen dialog om hur man har det, och hur arbetet går. Fora lanserade ett verktyg för pulsmätningar i maj 2019. Varannan vecka skickar verktyget ut frågor till medarbetarna som besvaras anonymt och som sedan diskuteras i grupperna. Frågorna som ställs rör bland annat den anställdes arbetsmiljö, arbetsglädje och hälsa i förhållande till arbetet. På så vis får Fora regelbundet reda på hur medarbetarna mår och upplever sin situation. Och kan utifrån resultatet agera för att stötta medarbetarna när, och om det behövs.

Även om det mesta har fungerat och fungerar bra för Foras medarbetare på distans är en del utmaningar större än andra.

- De största utmaningarna med hemmajobb och enbart distansmöten är ledarskapet och den fysiska arbetsplatsen. Utan interaktion i fysiska möten är det svårt för många att utöva det ledarskap man vill och är van vid. Att få till en väl fungerande arbetsplats hemma är inte heller det lättaste, trots att alla erbjuds att låna hem kontorsutrustning, säger Karin Carlström.

Distansarbetet har också varit positivt för många. Exempelvis är det många som upplever mindre stress i och med att man slipper restid till och från kontoret. Sjukfrånvaron har sjunkit, då många orkar och vill arbeta hemifrån även om man är lite krasslig.

- Pandemin är hemsk på så många vis men den har också bidragit till att vi som arbetsgivare utmanas att tänka nytt och anpassa vår kultur. Just nu undersöker vi hur det nya arbetssättet kan komma att följa med oss när vi återgår till kontoret. En gissning är att vi inte kommer att återgå helt till det som var innan, utan att vi även i framtiden kommer arbeta delvis på distans, säger Kristin Plahn.